La organización del tiempo puede ser más sencilla si se consideran algunos trucos básicos que son útiles para rendir más a cambio de invertir menos tiempo y esfuerzo.

La experta Elena Prokopets tiene un blog en el HuffingtonPost y sostiene que de aplicarse sus consejos de forma correcta se podría en un sólo día lograr cosas como cruzar dos fronteras, terminar tres proyectos con clientes y compartir la cena junto a un ser querido.

Pese a que trabaja 25 horas a la semana, duerme ocho horas y se programa días de descanso, Prokopets afirma que alcanza más metas que cuando trabajó más de 60 horas a la semana en un escritorio.

“Pero de ninguna manera soy súper humana”, aclara, “ser emprendedor me ha dado algunas lecciones valiosas sobre la eficiencia y gestión del tiempo”.

Los siguientes consejos pueden parecer simples, pero una vez puestos en marcha hacen que los proyectos tomen cada vez menos tiempo.

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EFECTO ZEIGARNIK

¿Sabía que el cerebro tiene una característica en la que constantemente recuerda las actividades que se dejan incompletas, y esto empuja a terminar la tarea? Se llama efecto Zeigarnik y esto ayuda a terminar la actividad que ya se ha comenzado.

No importa cómo se sienta cada quien sobre el proyecto que debe realizar, si se sigue este impulso mental, se da por lo menos un pequeño paso hacia su finalización.

“¿Ante el bloqueo del escritor? Abra un archivo en blanco y empiece a escribir cualquier cosa de la que tenga ganas”, recomendó Prokopets.

“¿Necesidad de comenzar a planificar su boda? Comience con la búsqueda de diseños de ramos. ¿Tienes una estrategia de campaña de marketing para mañana? Anote algunas ideas de marketing para empezar”, continuó. Luego del primer paso, el 99 por ciento de las personas logran finalizar su tarea.

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GESTIÓN DE PROYECTOS

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Utilice las herramientas de gestión de proyectos. Al cerebro no le gustan las tareas complicadas. Una vez que se enfrenta a una misión abstracta como puede ser: “La creación de una campaña de marketing “, inmediatamente el cerebro se siente desanimado y prefiere divagar.

Es por eso que una gran proyecto debe ser dividido en pequeñas partes, fáciles, y alcanzables. Aquí las herramientas digitales de gestión de proyectos entran en acción. Hay una inmensa variedad de aplicaciones de gestión de proyectos gratuitas y de pago, pero puede bastar con algunas muy sencillas que están disponibles en la web.

La belleza particular de estas aplicaciones es que se puede estructurar toda la información que simula la forma en la que el cerebro produce ideas, en forma simultánea en vez de lineal.

Esto, en otras palabras, dibuja un mapa visual que permite ver todo el proyecto en una sola pagina o imagen,  y saber qué sencillos pasos dar hacia la meta.

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HÁBITOS

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Es fácil encontrar información de cómo hacer las cosas en estos días, pero ¿cuántos lo ponen en práctica?

“Todos tienen hábitos y la mayoría de ellos son difíciles de romper. Sin embargo, hay una solución inteligente sugerida por Charles Duhigg en su libro El poder de los hábitos, citó la experta en su blog del HuffingtonPost.

Este libro indica que un hábito consta de tres componentes: la señal, “un detonante ” que precede a la rutina; la rutina, el acto que se repite un día tras otro; y la recompensa, interna o externa por la realización de la rutina.

“Así, entre otras cosas improductivas, sé que soy culpable de conectarme en las redes sociales a primera hora de la mañana. El detonante o señal es mi interés por compartir mi nueva entrada en el blog. No es algo tan malo, pero sé que hay un riesgo de dejarme atrapar por la navegación en internet sin sentido, que puede tardar horas y esto se hace un lío mi día”.

Por lo que de acuerdo con la experta hay que bordear los problemas antes de que aparezcan. En este caso la solución para evitar perder el tiempo podría ser programar las publicaciones en Facebook desde un día antes, sugirió.

Cada vez que se realiza una nueva rutina, hay que asegurarse de prever esas perdidas de tiempo.

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90 MINUTOS

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Hace unos 50 años Nathaniel Kleitman descubrió que el cuerpo cambia de estado de alerta,  de mayor a menor, cada 90 minutos. Este fenómeno también se conoce como el “ritmo ultradiano”. En palabras simples, se puede ser muy productivo, pero apenas 90 minutos.

¿Qué sucede cuando esos 90 minutos terminan? Se parte en búsqueda de combustible en forma de cafeína, comidas azucaradas, etc. En este punto se empieza a perder el foco y a dejar de pensar con claridad.

“Mi día de ayer se veía así, llegué al aeropuerto temprano y trabajaba en la cafetería durante 90 minutos hasta que abordé el vuelo, vi una película, y  volví a trabajar durante el trayecto de tren de Suiza a Francia. En el momento en el que llegue a casa, revisé mi correo electrónico, cenamos y trabajé durante unos 90 minutos más”, dijo Prokopets.

“El resultado fue que por sólo 4.5 horas he conseguido hacer una gran parte del trabajo que solía hacer algún tiempo atrás durante 8 horas por día”, agregó.

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PRIORIDADES AL MÁXIMO

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Un ejecutivo del Pentágono lo resumió de forma brillante: ”Primero hago una lista de prioridades: uno, dos, tres, y así sucesivamente. Luego, tachó todo, desde tres hacia abajo”, expuso Prokopets.

¿Problemas para identificar qué tarea es más importante?

Primero, hay que comprender la dependencia que hay entre dos tareas. “¿Puedo hacer el paso ‘A’ sin hacer el paso ‘B’? Si no puedo, entonces, ‘B’ es más importante y eso hago primero”.

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MENOS DISTRACCIONES

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Prokopets refirió que eliminar las distracciones es fundamental, como caso curioso ella prefiere trabajar en aeropuertos y aviones por tener que apagar el celular y enfocarse en lo que hace.

“Usted tiene un límite estricto de tiempo para tomar el próximo vuelo, el Wi-Fi es gratuito y se puede trabajar en ‘carreras’ de 90 minutos para conseguir llegar a la parte superior de la escala de la productividad”.